Zorgorganisaties hebben te maken met allerlei ingewikkelde vraagstukken; van een toenemende vergrijzing, arbeidsmarktkrapte, tarieven die onder druk staan tot aan kostenstijgingen die steeds minder goed te voorspellen zijn. Dat vraagt om slim om te gaan met kennis, kunde en mensen. Reden voor Valkenhof, Archipel, Oktober, Joris Zorg, Anna Ouderenzorg, Amaliazorg, Comfor en ZIE Experience Center om de handen ineen te slaan in een intensievere samenwerking tussen de ondersteunende diensten. Dit doen ze binnen de Shared Services community ‘Samenwerking in de Zorg’. 

Elke VVT-organisatie organiseert haar eigen services en ontwikkelt eigen kennis op het gebied van bedrijfsvoering en services. Het VVT-project Shared Services stimuleert zorgorganisaties juist om kennis, kunde en medewerkers te delen via een gedeelde ondersteunde dienstverlening. Hiertoe is vorig jaar de community Samenwerking in de Zorg opgericht. 

Projectleider Karin Bierens-Koolen: “Samenwerking In de Zorg heeft als doel om medewerkers van de ondersteunende diensten binnen de acht organisaties in verbinding te brengen om kennisdeling, ontmoetingen en samenwerking te bevorderen. Dit kan op het niveau van kennis, medewerkers en het gezamenlijk optrekken rondom thema’s zoals het inkopen van materialen. We hebben een platform opgericht waar collega’s elkaar makkelijk en snel kunnen vinden om ideeën, ervaringen en expertise uit te wisselen. Samen kunnen we vraagstukken en uitdagingen zo effectiever, efficiënter en slimmer aanpakken.” 

Marktplaats voor de zorg

In 2023 zijn de eerste grote stappen gezet. Zo is een structuur ontwikkeld voor de samenwerking, een community opgezet én een website gemaakt. Via www.samenwerkinindezorg.nl kunnen medewerkers van de ondersteunende diensten een onderwerp aanmaken en verbinding creëren tussen vraag en aanbod. Een soort markplaats voor de zorg dus! Het online platform wordt ondersteund door een community beheerder uit iedere organisatie die actief op zoek gaat naar de verbindingen. In 2023 waren er al 169 medewerkers met een account, werden 24 onderwerpen gedeeld en zijn er 32 verbindingen gemaakt. Daarnaast is er een training community beheer georganiseerd om de rol van beheerder beter op te kunnen pakken binnen de organisaties. 

Voor 2024 ligt de focus op de doorontwikkeling, opschaling en positionering van Shared Services binnen de organisaties. Karin: “Samen met WAKKR merkburo hebben we een mooie campagne ontwikkeld die begin van het jaar live is gegaan. Extra leuk: eigen zorgcollega’s vormen het gezicht van de campagne. Een mooie manier om te laten zien hoe je slim kunt samenwerken.”

De campagne bestaat uit verschillende fases. De eerste vier weken van de campagne draait om het creëren van bewustwording. De volgende vier weken wordt er nagedacht over de inhoud. Er wordt een zitzakactie georganiseerd waarbij medewerkers kunnen meedenken over mogelijkheden die zij zien om efficiënter samen te werken. De volgende fase draait om het activeren van medewerkers. Elke organisatie kan hier zelf invulling aan geven. Zo is er de mogelijkheid om een challenge uit te zetten en via een ludieke manier het gesprek aan te gaan over vraag en aanbod. De campagneresultaten worden gemonitord en na afloop wordt gekeken welke acties opgepakt kunnen worden om het plan naar een nog hoger niveau te tillen.

Vanzelfsprekend samenwerken

Daarnaast wordt gekeken naar manieren om nog meer organisaties te betrekken. Karin: “Het zou natuurlijk mooi zijn als er steeds meer organisaties aanhaken. Dat kunnen ook organisaties buiten de ouderenzorg zijn, zoals een gehandicaptenorganisatie. Hoe meer er meedoen, hoe vanzelfsprekender deze manier van werken wordt en hoe meer we samen kunnen bereiken!” 

Meedoen?

Wij geloven in de kracht van samenwerking en zijn erop gebrand om meer mensen bij onze missie te betrekken.

Denk jij dat Shared Services - Samenwerking in de Zorg een waardevolle bijdrage kan leveren aan jouw organisatie of wil je meer informatie? Aarzel dan niet om contact op te nemen. Dit kan door een mail te sturen naar projectleider Karin Bierens-Koolen, via: k.bierens@zorginoktober.nl. Bekijk onderstaande video om een beeld te krijgen van Samenwerking in de Zorg!